員工守則範本完整指南：律師教你合法規範與撰寫要點！

1. 為什麼企業需要完善的員工守則？

建立一套清楚明確的公司規章制度，是每個成長中企業必須面對的重要課題。許多老闆在創業初期，可能覺得公司人不多，大家像家人一樣相處，不需要太多書面規定。但隨著團隊擴大，這種想法往往會帶來管理上的困擾。

員工守則不只是一份文件，它代表著企業對員工的承諾，也是員工對公司應盡的責任。當規範清楚時，每個人都知道遊戲規則是什麼，工作起來反而更安心。接下來讓我們深入了解員工守則在法律和實務上的重要性。

（一）員工守則的法律地位與企業管理功能

根據勞動基準法第70條的明確規定，僱用30人以上的雇主必須訂立工作規則。這不是選擇題，而是法律義務。工作規則必須報請主管機關核備，並在工作場所公開揭示，讓所有員工都能看到。

這份文件一旦完成核備程序，就成為勞動契約的一部分。它對勞資雙方都具有法律拘束力，不是老闆說了算，也不能隨意更改。如果工作規則的內容違反法令的強制或禁止規定，根據勞基法第71條，那些條款就是無效的。

從企業管理的角度來看，職場管理規範扮演著多重關鍵角色：

• 明確權利義務：清楚界定雇主與員工各自的權利和責任，避免模糊地帶
• 統一管理標準：提供一致的管理依據，確保所有員工都受到公平對待
• 傳達企業文化：透過規範展現公司的價值觀和經營理念
• 保護雙方權益：當發生爭議時，有明確的處理依據和程序

完善的人力資源政策能夠幫助企業建立現代化的經營管理制度。它不是用來限制員工的工具，而是讓勞雇雙方能夠同心協力的基礎。當大家都清楚知道公司的運作規則時，溝通成本降低了，信任感也會提升。

（二）建立明確規範降低勞資爭議風險

勞資爭議往往源自於認知差異和規範不清。當員工不清楚請假規定、加班費計算方式，或是什麼行為會被視為違反工作紀律時，誤解和糾紛就容易產生。

舉個實際的例子：如果公司沒有明確定義什麼叫做「曠職」，員工可能認為臨時請假就好，但老闆卻認為未事先申請就是曠職。這種認知落差如果沒有書面規範來釐清，很容易演變成勞資對立。

有了清楚的員工守則，以下這些常見問題都能獲得解決：

• 出勤管理：明確規定上下班時間、遲到早退的定義、請假流程和加班規範
• 薪資計算：詳細說明薪資結構、發放日期、加班費計算方式和各項津貼
• 行為準則：清楚列出職場禁止事項、保密義務和利益衝突規範
• 懲處程序：明訂違規行為的認定標準和相應的處理流程

當這些規範都寫得清清楚楚時，員工知道界線在哪裡，管理者也有明確的執行依據。如果真的發生需要懲處的情況，公司可以依據事先公告的規則處理，既有理有據，也符合法律程序。

更重要的是，完善的公司規章制度能夠在爭議發生前就預防問題。員工入職時就清楚了解公司的各項規定，可以大幅減少因為不知情或誤解而產生的糾紛。這種預防性的管理措施，遠比事後處理爭議來得有效且成本更低。

投資時間和資源來制定完善的員工守則，絕對是值得的。它不僅保護企業免於不必要的法律風險，也讓員工在明確的框架下安心工作，創造勞資雙贏的局面。

2. 員工守則範本必備內容與完整架構

要打造一份既合法又實用的員工守則範本，關鍵在於掌握完整的架構與必備內容。根據勞動基準法第70條的明確規定，工作規則應該包含12項重要事項，從工作時間、薪資標準到紀律規範都需要詳細說明。一份完善的員工行為規定不僅能保障勞資雙方權益，更能有效降低日後爭議發生的可能性。

許多企業在制定企業行為準則時，往往不知道該從何著手。其實只要按照法規要求，系統性地規劃各個項目，就能建立起完整且實用的管理制度。以下將逐一說明員工守則中必須涵蓋的核心內容與撰寫重點。

（一）工作時間與出勤管理規定

工作時間與出勤管理是員工守則範本中最基礎也最重要的部分。根據勞動基準法規定，正常工作時間每日不得超過8小時，每週不得超過40小時。企業在制定工作規則時，必須明確訂定員工的上下班時間、休息時間安排，以及彈性工時的相關規範。

清楚的出勤管理制度能幫助企業有效掌握員工工作狀況。同時也讓員工了解自己的權利與義務，避免因為認知差異而產生不必要的糾紛。

上下班時間與打卡制度

企業應在員工守則中明確規定正常上下班時間，例如早上9點到下午6點，中午休息1小時。同時要說明採用何種打卡方式，可能是傳統打卡鐘、指紋辨識系統、刷卡機或線上簽到系統等。

針對遲到早退的情況，也需要訂定明確的定義與處理方式。例如遲到15分鐘內算輕微遲到，超過30分鐘則視為嚴重遲到。建議企業根據實際狀況設定合理的容許範圍，避免過於嚴苛而影響員工士氣。

此外，也要規範忘記打卡的補救措施。通常會要求員工填寫補打卡申請單，經主管核准後補登記錄，確保出勤資料的完整性。

請假類型與申請流程

完整的員工守則範本必須詳細列出各種假別的規定。依據勞動基準法及性別工作平等法，企業應提供的假別包括：婚假8日、喪假3至8日（依親屬關係而定）、事假14日、普通傷病假30日、生理假每月1日、產假8週、陪產檢及陪產假7日等。

每種假別的工資給付標準也要明確說明。例如婚假、喪假、產假期間工資照給，事假則不給薪，普通傷病假未超過30日部分工資折半發給。這些細節都應該在員工守則中清楚載明。

請假申請流程也需要標準化。建議規定員工應提前幾天申請（例如3天前），緊急狀況則需在當日上班前通知主管，並於返回工作後補辦請假手續。同時要說明需要檢附的證明文件，如病假需醫院診斷證明、喪假需訃聞等。

（二）薪資結構與福利制度說明

薪資制度是員工最關心的議題之一，也是勞資爭議的常見來源。一份清晰透明的薪資規範能大幅提升員工對公司的信任度。企業應該在員工守則中詳細說明薪資的計算基礎、發放方式，以及各項津貼的給付標準。

根據勞動基準法規定，工資應全額直接給付勞工。這意味著企業不得預扣或扣除員工薪資，除非有法律明文規定或勞工同意的項目（如勞健保費用）。將這些原則寫入員工守則，能確保薪資發放的合法性。

薪資計算與發放方式

員工守則應該明確說明薪資計算的基礎，包括是採月薪制、日薪制還是時薪制。如果是月薪制，要說明每月工作日數如何計算；如果採時薪制，則要明確時薪金額與工時計算方式。

發放日期與方式也要清楚規範。建議企業明確訂定每月固定的發薪日，例如每月5日或次月1日。發放方式通常採銀行轉帳，也要說明會提供詳細的薪資明細表，讓員工了解各項收入與扣除項目。

如果發薪日遇到例假日或國定假日，應該提前還是延後發放，這些細節都應該事先在員工守則範本中說明清楚，避免日後產生疑慮。

加班費與津貼規範

加班費的計算方式必須符合法規規定。延長工作時間在2小時以內者，按平日每小時工資額加給三分之一；再延長工作時間在2小時以內者，按平日每小時工資額加給三分之二。休息日工作則有更高的加給標準。

這些計算方式雖然法律已有明文規定，但建議在員工守則中用淺顯易懂的方式說明，甚至提供計算範例。例如：「假設您的時薪為200元，平日加班前2小時每小時可領267元，第3、4小時則每小時可領333元。」

各項津貼的發放條件也要詳細規範。常見的津貼包括交通津貼、伙食津貼、全勤獎金等。要說明每項津貼的金額、發放條件（如全勤獎金需當月無遲到早退及請假記錄）、以及發放時間。

（三）職場行為準則與紀律規範

企業行為準則是建立良好職場文化的基礎。這部分的員工行為規定不僅涵蓋基本的服裝儀容要求，更包括職場倫理、資訊安全等現代企業不可或缺的管理項目。清楚的行為準則能幫助員工了解企業期待，也為管理者提供明確的規範依據。

制定行為準則時，要特別注意合理性與必要性原則。規範應該與工作性質相關，不能過度侵犯員工的個人自由。例如服務業可能需要較嚴格的服裝規定，但科技業則可以較為彈性。

服裝儀容與職場禮儀

服裝儀容的規定應該根據產業特性與工作需求來訂定。例如需要面對客戶的職務，可能需要穿著正式服裝或制服；後勤單位則可以採取較彈性的商務休閒打扮。有些行業基於安全考量，必須穿著特定的工作服或配戴安全裝備。

職場禮儀的部分可以包括基本的應對進退，例如接聽電話的標準用語、接待訪客的流程、會議室使用規範等。這些看似細微的規定，其實能大幅提升企業的專業形象。

不過要注意，員工行為規定不應該過度限制個人自由。例如髮型、髮色等個人風格，除非有特殊工作需求，否則不宜過度規範。

資訊安全與保密義務

在數位時代，資訊安全與保密義務已成為員工守則中不可或缺的重要章節。企業應該明確規定員工對於公司機密資訊、客戶資料、營業秘密的保密責任。這不僅是保護企業利益，也是維護客戶權益的必要措施。

保密義務的範圍應該清楚界定，包括技術資料、商業計畫、客戶名單、財務資訊等。同時要說明保密義務的期間，通常會延伸到離職後的一定期間（如1至2年）。

資訊設備使用規範也很重要。要規定公司電腦、網路、電子郵件的使用原則，禁止存取不當網站、下載非法軟體，或利用公司資源從事私人業務。此外，也要規範員工攜帶公司資料外出的程序，以及使用個人裝置處理公務的安全要求。

違反保密義務的罰則也要明確訂定。可以參考民法、刑法以及營業秘密法的相關規定，說明可能面臨的法律責任。這能讓員工充分了解保密義務的重要性與嚴重性。

3. 撰寫員工守則的法律合規要點

許多企業在制定工作規則時，往往忽略了法律合規的重要性，導致日後面臨勞資糾紛。一份完善的公司規章制度不僅需要明確規範員工行為，更必須確保每一項條文都符合現行法令。根據勞動基準法第71條規定，工作規則如果違反法令的強制或禁止規定，該條文將直接被認定為無效。

企業在撰寫員工守則時，必須深入理解法律規範的界線。這不僅是為了避免法律風險，更是保障企業與員工雙方權益的基礎。以下我們將詳細說明制定職場管理規範時必須注意的核心法律要點。

（一）符合勞動基準法的核心原則

勞動基準法是所有人力資源政策的基礎法規，企業制定的任何工作規則都不能與之牴觸。法律規定分為兩種類型：強制規定與禁止規定。強制規定是指法律要求企業「應該」執行的行為，例如資遣員工時「應」發給資遣費。

禁止規定則是法律明文「不得」進行的行為。例如企業「不得」支付低於基本工資的薪資，也「不得」拒絕給予法定特別休假。這些規定都是企業在擬定公司規章制度時必須嚴格遵守的底線。

工時與休息時間的法定標準

工時規範是勞動基準法的核心內容，企業必須在員工守則中明確訂定符合法律的工時制度。正常工作時間為每日8小時、每週40小時。如需延長工時，每日連同正常工時不得超過12小時。

延長工時還有月度上限規定。一般情況下每月延長工時不得超過46小時，經勞資會議同意後可延長至54小時。此外，企業必須遵守「7休1」原則，也就是每7天應給予員工至少1天例假。

法定休假日的給假標準也必須明確規範。包括國定假日、特別休假、婚假、喪假、病假等，都要依照法令規定給予。這些都是職場管理規範中不可或缺的內容。

不得牴觸法律的強制規定

企業在制定工作規則時，絕對不能訂定違反法律的條款。即使訂定了，這些條款也會因為違法而無效。

以下是常見的違法條款範例，企業應特別注意避免：

• 薪資低於基本工資：任何工資給付都不得低於勞動部公告的基本工資標準
• 不給予法定特別休假：員工依年資應享有的特休假日，企業不得以任何理由剝奪
• 懷孕就要離職：性別工作平等法第11條明文禁止此類歧視性規定
• 強制員工放棄加班費：延長工時的加班費是法定權益，不得要求員工事先拋棄

這些違法條款即使寫入公司規章制度中，也不具法律效力。更嚴重的是，可能導致企業面臨勞動檢查的裁罰。

（二）懲處與解僱條款的合法界線

懲戒與解僱規定是員工守則中最容易引發爭議的部分。企業必須謹慎擬定這些條款，確保既有管理效能，又不會過度侵害員工權益。一份合法的懲處條款應該具備三個要素：具體性、明確性、合理性。

懲戒規定必須明確定義違規行為的標準。例如不能只寫「行為不當」這種模糊用語，而應該具體說明什麼行為構成違規。這樣的人力資源政策才能真正發揮管理功能。

懲戒程序的正當性要求

企業在實施懲戒前，必須遵循正當程序原則。首先要明確定義各種違規行為，例如「遲到」應明確指出是遲到幾分鐘才算遲到。「曠職」則要說明未請假未到班多久算曠職。

懲戒方式應該建立層級制度。從輕微到嚴重可以分為：

• 口頭警告：針對初次輕微違規
• 書面申誡：記錄於人事檔案的正式警告
• 記過處分：較嚴重違規的懲處
• 降職或減薪：重大違規但尚未達解僱程度
• 解僱：最嚴重的懲處方式

實施懲戒前應給予員工陳述意見的機會。這不僅是程序正義的要求，也能避免誤判造成的勞資糾紛。完整的懲戒程序能讓職場管理規範更具公信力。

避免過度侵害員工權益

即使員工確實有違規行為，懲處也必須符合比例原則。過度嚴厲的懲罰可能被法院認定為不當，導致企業敗訴。例如「遲到一次就解僱」這種規定就明顯不符比例原則。

企業不能規範員工的私人生活領域。工作規則只能約束與工作相關的行為，不能延伸到員工下班後的私人時間。除非員工的私人行為嚴重影響企業聲譽或營運。

關於解僱的規定，必須依照勞動基準法第12條的法定事由。常見的不經預告終止契約情形包括：虛偽意思表示使雇主誤訂契約、對雇主或同事實施暴行或重大侮辱、受有期徒刑以上刑之宣告確定、故意損耗公司財物或洩漏機密、無正當理由繼續曠工3日或一個月內曠工達6日、違反勞動契約或工作規則情節重大等。

這些法定事由必須在人力資源政策中明確列出，並詳細說明認定標準。避免使用「其他情節」這類不確定的模糊用語。

（三）工作規則報備與公告程序

依照勞動基準法規定，僱用勞工人數在30人以上的事業單位，應依其事業性質訂立工作規則，並報請當地主管機關核備後公開揭示。這是確保公司規章制度具有法律效力的重要程序。

報備程序應向企業所在地的直轄市或縣市政府勞工局提出申請。主管機關會審查工作規則的內容是否符合勞動法令，審查通過後會發給核備函。企業應妥善保存這份核備文件。

核備後的公告程序同樣重要。企業必須在工作場所的明顯處公開揭示工作規則，讓所有員工都能輕易查閱。建議在工作規則的首頁明確記載核備機關名稱、核備日期及文號，證明這是經過政府審核的正式版本。

工作規則如有修改，同樣需要重新報請核備並公告。這個程序雖然需要時間，但能確保企業的職場管理規範始終符合法律要求，避免日後產生爭議時陷入不利地位。

完整遵循這些法律合規要點，企業就能建立一套既有管理效能又符合法規的員工守則。這不僅保護企業免於法律風險，更能建立公平透明的職場環境，提升員工對組織的信任與認同。

4. 打造真正有效的員工管理制度

制定企業員工手冊不是單純的文書作業，而是持續優化的管理過程。雖然勞動部提供工作規則參考手冊，但每家企業的產業特性、規模大小都不同，直接照抄範本無法符合實際需求。

建議企業先分析自身的管理問題和營運特性。科技業需要更嚴格的資訊安全規範，服務業則著重服裝儀容規定，製造業強調職業安全衛生。參加工作規則制定專業課程，或諮詢勞動法律顧問，能確保員工行為規定的合法性與實用性。

企業可以制定優於法令的特殊規範來提升競爭力。提供比法定更多的特別休假、更優渥的產假待遇，不只提升員工滿意度，也能塑造良好的雇主品牌形象。企業行為準則需要參照勞動基準法、性別工作平等法、勞工退休金條例等相關法令。

工作規則制定後不是束之高閣，而需定期檢視更新。當法令修正或企業營運模式改變時，應適時修訂並重新報備。透過定期舉辦員工說明會、設立申訴管道、建立勞資溝通機制，讓規範真正落實，打造和諧高效的工作環境。