員工表現不佳減薪可以嗎？合法程序與注意事項指南

1. 員工表現不佳減薪的法律依據與限制

台灣的勞動法規對薪資調整設有嚴謹的保護機制，即使員工績效不達標減薪，雇主也必須遵守特定的法律框架。許多企業主認為公司有權依據員工表現來調整薪資，但實際上這項權力受到勞動基準法的嚴格限制。

了解這些法律依據不僅能保護企業避免觸法，更能建立公平透明的薪資管理制度。接下來我們將深入探討相關的法律規範與實務要點。

（一）勞動基準法對薪資調整的規範

勞動基準法是台灣保護勞工權益的核心法律，對於工資的給付與調整有明確的規定。這些規範的目的在於確保勞工獲得合理報酬，並防止雇主濫用管理權力。

工資的法律定義與保障範圍

根據勞基法第2條，工資是指勞工因工作而獲得的報酬。這個定義的範圍相當廣泛，涵蓋多種給付項目。

具體來說，以下項目都屬於受法律保障的工資範疇：

• 底薪：每月固定發放的基本薪資
• 績效獎金：依照工作表現給付的獎勵金
• 職務津貼：因特定職務而額外給予的補貼
• 加班費：延長工作時間的報酬

勞基法第22條規定工資應全額直接給付給勞工。這意味著雇主不能任意扣減或延遲發放工資，所有應付的報酬都必須完整交付。

第26條更進一步保護勞工，明文禁止雇主預扣工資作為違約金或賠償費用。即使員工有過失或造成損害，雇主也不能在未經合法程序前就直接從薪資中扣款。

單方面減薪的違法性說明

許多雇主誤以為只要員工表現不佳，公司就有權直接調降薪資。這種想法其實違反了勞基法第21條的規定。

該條文明確指出，工資應由勞雇雙方議定，且不得低於基本工資。「雙方議定」這四個字是關鍵，代表任何薪資調整都必須經過雙方協商同意。

單方面減薪具有以下法律風險：

• 違反勞動契約的原有約定
• 構成民法第148條的誠信原則違反
• 可能被認定為職場霸凌或不當勞動行為
• 員工有權拒絕接受並申請勞資爭議調解

如果雇主在未經員工同意的情況下擅自減薪，員工可以主張契約原條件繼續有效。甚至在情節嚴重時，員工還可以依勞基法第14條終止契約並請求資遣費。

（二）勞動契約變更的法定要件

當企業需要調整員工的薪資或工作條件時，必須遵循勞動契約變更的法定程序。這些程序的設計目的是平衡雇主的管理權與勞工的工作權益。

雙方合意原則的重要性

「雙方合意」是勞動契約變更的核心原則。無論是調整薪資、變更職務或修改工作內容，都必須獲得勞工的明確同意才能生效。

這個原則源自於契約自由的基本精神。勞動契約一旦成立，雙方都有義務履行原定條件，任何一方都不能單方面改變契約內容。

在處理員工考核降薪時，雇主應該採取以下步驟：

• 事前告知員工擬調整的具體內容與理由
• 提供充分的時間讓員工考慮並諮詢
• 透過正式會議進行溝通協商
• 取得員工的書面同意並保存紀錄

如果員工不同意減薪方案，雇主不能強制執行。此時應該尋求其他管理方式，或是依照合法程序終止勞動契約。

不利變更需符合的條件

即使獲得員工同意，針對績效不達標減薪這類對勞工不利的契約變更，法律仍要求必須符合特定條件。法院在審理相關爭議時，會從多個面向檢視變更的合法性。

企業經營必要性是首要考量。雇主必須證明調整薪資確實有正當理由，例如員工長期績效不佳經輔導仍未改善，而非出於懲罰或報復心態。

其次是能力相當性原則。如果同時調整員工的職務，新職務必須是員工能力可以勝任的工作，不能安排明顯超出能力範圍的任務。

此外還要符合以下要件：

• 調整後的待遇不得低於法定基本工資
• 減薪幅度必須與績效落差程度相當
• 須給予員工合理的改善期與輔導機會
• 整個程序必須符合誠信原則與公平性

（三）減薪幅度的法律限制

法律對於薪資調整的幅度設有明確的底線保障，同時要求雇主遵守合理性與比例原則。這些限制能防止雇主過度懲處員工。

基本工資的底線規定

勞基法第21條規定，任何薪資調整後的金額都不得低於法定基本工資。這是勞工薪資保障的最後防線。

目前台灣的基本工資標準會定期調整。雇主在規劃薪資調整方案時，必須確認調整後的月薪或時薪不會低於當時的法定標準。

即使員工同意接受低於基本工資的薪資，這樣的約定仍然無效。法律會以基本工資作為最低給付標準，雇主必須補足差額。

合理性與比例原則的考量

除了基本工資的絕對底線，減薪幅度還必須符合比例原則。簡單來說，懲處的嚴重程度必須與員工的過失程度相當。

舉例來說，如果員工只是偶爾遲到或小錯誤，就大幅減薪30%或50%，這種過度懲處會被認定為權力濫用，違反民法第148條的誠信原則。

法院在判斷合理性時會考慮以下因素：

• 過失的嚴重性：是偶發事件還是持續性問題
• 造成的影響：對公司營運的實際損害程度
• 員工的改善意願：是否積極配合輔導與改善
• 歷史表現：過往的工作紀錄與貢獻

此外，如果勞動契約或工作規則中訂定的懲處條款過於苛刻，例如「服裝不整每次罰款三千元」或「面帶微笑不足者減薪五千元」，這類條款會因違反民法第72條的公序良俗而無效。

雇主在設計薪資調整制度時，應該確保所有規定都具有合理性與可預見性。讓員工清楚知道什麼行為會導致什麼後果，並且確保懲處措施不會過度嚴苛。

總結來說，雖然法律允許企業基於績效管理進行薪資調整，但這項權力受到多重法律限制。雇主必須在合法框架內謹慎行使管理權，才能既維持企業紀律，又建立公平合理的勞資關係。

2. 合法執行減薪的完整程序步驟

在台灣的勞動法規框架下，不良表現薪資調整並非一蹴而就的決定。雇主必須遵循嚴謹的程序，才能確保員工懲處減薪的合法性。這套完整的流程不僅保護企業的管理權益，更能避免日後產生勞資爭議。

從建立評估標準到完成文件保存，每個環節都需要謹慎處理。接下來將詳細說明四個關鍵步驟，幫助雇主正確執行薪資調整程序。

（一）建立客觀且透明的績效評估制度

不良表現薪資調整始於一套公平的績效評估系統。這個制度必須在員工報到時就清楚告知，並取得書面同意。許多企業忽略這個基礎步驟，導致日後執行懲處時面臨法律挑戰。

評估制度應該載明於人事規章或勞動契約中。這樣的透明化作法能讓員工從一開始就了解公司的期望標準。雇主應保留所有員工簽署同意的文件，作為制度合法性的證明。

明確的評核標準與指標設定

績效評核標準必須具體且可衡量，避免使用模糊的主觀描述。例如「工作態度不佳」就不是一個好的標準，因為缺乏客觀的衡量方式。

量化指標才是建立公平評估的關鍵。以下是不同職務類型的具體評核標準範例：

• 業務人員：每季銷售目標達成率需達90%以上、客戶滿意度分數維持4.5以上(滿分5.0)、新客戶開發數量每月至少3家
• 客服人員：平均處理時效控制在3分鐘內、客訴解決率達95%以上、服務品質評分需達4.7分以上
• 專案管理：專案準時完成率需達80%以上、預算控制誤差不超過10%、團隊成員滿意度達4.5分以上
• 行政人員：文件處理正確率達98%以上、工作交辦事項準時完成率98%以上、出缺勤紀錄良好

這些標準必須在員工入職時就明確說明。雇主應確保每位員工都理解這些指標的定義與計算方式。定期檢視這些標準也很重要，確保它們仍符合公司營運需求。

定期評估與紀錄的建立

建立定期評估機制是員工懲處減薪程序的重要基礎。大多數企業採用季度或半年度考核制度，這樣的頻率既能及時發現問題，也不會造成過度的行政負擔。

每次評估都應該詳細記錄。記錄內容包括評核日期、具體的績效數據、未達標項目的說明、員工的回應意見，以及主管給予的改善建議。這些紀錄不只是管理工具，更是日後進行不良表現薪資調整時的法律依據。

建議使用標準化的評估表格，確保每次評核都涵蓋相同的項目。評估結果應該讓員工簽名確認，即使員工不同意評估內容，也要記錄其異議並請其簽名。這個步驟能證明雇主已履行告知義務。

（二）提供充分的改善期與專業輔導

當員工績效未達標準時，雇主不應立即啟動減薪程序。法律要求企業必須先給予員工改善的機會，這不僅是法律義務，也展現了企業對員工的尊重與培育意願。

這個階段的處理方式，往往決定了後續不良表現薪資調整程序是否能順利進行。雇主應該以協助的態度，而非懲罰的心態來執行這個步驟。

績效改善計畫的擬定

績效改善計畫(Performance Improvement Plan， PIP)是一份正式文件。它必須清楚列出員工需要改善的具體項目、預期達到的標準、改善的時間表，以及公司將提供的支援措施。

一份完整的改善計畫應該包含以下要素：

• 現況說明：詳細描述員工目前的績效表現，包括具體的數據與事實
• 改善目標：明確訂出員工需要達到的標準，這些標準應該是合理且可達成的
• 行動方案：列出員工應該採取的具體改善行動，例如參加特定培訓課程、調整工作方法等
• 支援資源：說明公司將提供的協助，如安排導師輔導、提供額外的訓練、調整工作安排等
• 檢核機制：設定定期檢視進度的時間點與方式

改善計畫必須與員工充分溝通，確保員工理解每個項目的內容與期望。雇主應該安排面談時間，詳細解說計畫內容，並聆聽員工的意見與困難。最後，務必取得員工的書面簽名，確認其了解並同意這份改善計畫。

合理的觀察期間設定

改善期的長度必須合理，讓員工有足夠的時間展現進步。過短的期間可能被視為不合理，影響後續員工懲處減薪程序的正當性。一般而言，1至3個月是較為適當的期間，但應視工作性質與改善難度而定。

技術性較高或需要學習新技能的工作，可能需要較長的改善期。例如需要熟悉新系統或學習專業技能的職務，給予3個月的改善期較為合理。相對地，行政流程或簡單作業的改善，1至2個月可能就足夠。

在改善期間，主管應該定期與員工面談。建議每2週進行一次進度檢視，討論員工的改善狀況、遇到的困難，以及需要的額外支援。這些面談都應該做成書面記錄，包括討論內容、員工的進步情形、仍需改善的地方等。

如果員工在改善期結束後確實有進步，即使未完全達標，雇主也應該給予肯定。可以考慮延長改善期，或調整期望標準。只有當員工在改善期內完全沒有進步，或明顯未盡力改善時，才能進入下一階段的減薪程序。

（三）進行正式且充分的溝通協商

這是整個不良表現薪資調整程序中最關鍵的環節。雇主必須以正式、書面的方式通知員工，並給予充分的協商機會。任何疏忽都可能導致整個程序違法，即使前面的步驟都做得很完善。

溝通協商階段的核心原則是透明、尊重與合法。雇主應該展現誠意，而非以威脅或施壓的方式要求員工接受減薪。

書面通知的內容要點

正式的書面通知是啟動員工懲處減薪程序的第一步。這份文件必須包含所有重要資訊，讓員工完全了解狀況。通知書的撰寫應該使用清晰、專業且客觀的語言，避免情緒化或攻擊性的措辭。

一份完整的薪資調整通知書應該包含以下內容：

• 績效不佳的具體事實：列出員工未達標準的項目，附上具體的數據與日期
• 已提供的改善機會：說明公司已給予的輔導措施、改善期間與結果
• 調整的薪資內容：明確列出調整前後的薪資金額，包括本薪、津貼等各項細節
• 法律與契約依據：引用相關的法律條文、勞動契約條款或工作規則內容
• 生效日期：說明薪資調整預定生效的時間

通知書應該同時說明員工的權益。包括員工有權要求說明、提出異議、尋求協商，以及不同意時的處理方式。這樣的作法能展現雇主的誠信與對法律程序的重視。

建議以雙掛號方式寄送通知書，或當面交付並請員工簽收。保留送達證明是很重要的，這能證明雇主已履行通知義務。

取得員工書面同意的方式

這是整個程序中最關鍵的一步。根據勞動法規，雇主必須取得員工的書面同意，才能合法執行不良表現薪資調整。如果缺少這個同意書，即使前面所有程序都完美執行，減薪行為仍然違法。

取得同意的過程必須是自願且充分知情的。雇主應該安排正式的協商會議，給予員工充分的時間考慮。會議中應該詳細說明減薪的原因、依據與內容，並聆聽員工的意見與解釋。

員工可能會提出異議或不同的看法。雇主應該以開放的態度面對，認真考慮員工的意見。如果員工提出的理由合理，雇主應該重新評估決定，或調整減薪的幅度與方式。

同意書的內容必須非常明確，包括：

• 員工確認已了解績效不佳的具體事實
• 員工知悉已獲得改善期與輔導機會
• 員工理解薪資調整的所有細節(調整前後金額、生效日期等)
• 員工同意接受此薪資調整
• 員工的親筆簽名與日期

如果員工不同意減薪，雇主不能強制執行。此時雇主只有兩個合法選擇：維持原有薪資，或依法定程序終止勞動契約。任何未經同意的單方面減薪，都會構成違法的不利變更勞動條件。

（四）確保程序正當性與文件完整保存

完整的文件保存是保護雇主免於勞資糾紛的最後防線。當員工懲處減薪程序走到這個階段，表示雙方已達成協議。但雇主的責任並未結束，還需要做好後續的文件管理工作。

許多勞資爭議案件中，雇主因為無法提供完整的證據文件而敗訴。即使當初的程序完全合法，但因為文件散失或記錄不完整，導致無法證明自己的主張。因此，建立系統化的文件管理制度非常重要。

相關證據資料的保存

雇主應該妥善保存整個不良表現薪資調整程序中產生的所有文件。這些資料應該按照時間順序整理歸檔，建立完整的案件資料夾。建議保存期限至少5年，因為勞工提起訴訟的時效為5年。

必須保存的文件包括：

• 基礎文件：原始的勞動契約、工作規則、懲處制度說明、員工簽署的同意書
• 評估記錄：所有的績效考核表、評估報告、未達標的具體數據資料
• 警告文件：書面警告信函、口頭警告的記錄、考勤異常記錄
• 改善計畫：績效改善計畫書、定期檢視記錄、面談會議紀錄
• 溝通記錄：減薪通知書、協商會議紀錄、員工的書面回應
• 同意文件：員工的書面同意書、簽收證明、郵寄送達證明

這些文件應該同時保存紙本與電子檔案。電子檔案要做好備份，避免因為系統故障而遺失。紙本文件應該存放在安全的地方，只有授權人員能夠存取。

建議雇主建立標準化的文件檢查清單。每次執行員工懲處減薪程序時，都按照清單逐項確認是否已備齊所有必要文件。這個簡單的動作能大幅降低因為疏漏而產生的法律風險。

薪資調整通知書的撰寫

最後的正式薪資調整通知書是整個程序的總結文件。這份通知書的功能是正式宣告薪資調整已經生效，並再次確認所有相關細節。它不同於前面提到的協商通知書，而是在取得員工同意後才發出的確認文件。

撰寫這份通知書時，必須特別注意以下幾點：

• 明確的生效日期：清楚載明新薪資從哪一天開始適用，避免產生計算上的爭議
• 完整的薪資結構：詳細列出調整後的本薪、各項津貼、獎金計算方式等
• 引用同意依據：明確提到員工已於某日簽署同意書，並附上該同意書的副本
• 後續作業說明：告知員工薪資調整後的相關行政作業，如新的薪資條格式、勞健保調整等
• 申訴管道資訊：即使員工已同意，仍應告知如有疑問或異議時的處理管道

通知書的語氣應該保持專業但友善。雖然這是正式的法律文件，但不需要使用冷冰冰或威嚇性的語言。適當的措辭能維持良好的勞資關係，即使在進行減薪這種敏感的程序中。

建議在通知書中加入一段正向的內容，例如說明公司仍然重視員工的價值，期待員工未來能夠改善表現，並提供相關的支援資源。這樣的作法能減少員工的負面情緒，維持工作動力。

通知書應該一式兩份，一份交給員工，一份由公司存檔。請員工在公司存檔的副本上簽名確認收到，這是最後一道確認程序。如果員工拒絕簽收，應該請第三方見證人在場，並在文件上註記「員工拒絕簽收但已當面交付」，由見證人簽名證明。

透過這四個完整且嚴謹的步驟，雇主可以在符合法律規範的前提下，妥善處理員工績效不佳的問題。每個步驟都必須確實執行，不能省略或草率處理。這套程序不僅保護企業的管理權益，也充分保障了員工的法定權利，有效降低勞資爭議的發生機率。

記住，不良表現薪資調整的合法性建立在完整的程序正義上。只要每個步驟都按照法律要求執行，並保存完整的證據文件，雇主就能在維護企業利益的同時，避免觸犯勞動法規。

3. 保障雙方權益的實務建議與風險管理

處理表現欠佳薪酬降低的案件時，雇主應該建立完善的預防機制。在員工入職時就清楚說明績效評估標準與獎懲制度，將這些規定明確載入勞動契約中。定期舉辦主管培訓，教導管理者如何客觀評估員工表現，如何進行績效面談。

企業應該建立申訴管道，讓員工對於績效評估或懲處有異議時能提出申訴。由人資部門或申訴委員會進行審查，確保公正性。避免只針對特定員工進行減薪，這可能被認定為歧視或報復。在執行不合格員工減薪前，務必諮詢勞動法律專業人士。

員工遭遇不合理減薪時，應該保持冷靜並收集相關證據。包括勞動契約、薪資單、績效評估報告、電子郵件對話記錄等文件。先與雇主進行理性溝通，表達自己的立場與疑慮。

如果內部溝通無效，員工可以向台北市、新北市等各縣市政府勞工局提出申訴。勞工局會進行調查，查證屬實後將處以2萬元以上100萬元以下的罰鍰。員工也可以申請勞資爭議調解，由專業調解員協助雙方達成共識。

建立良好的勞資關係需要雙方共同努力。透過建構清晰明確的管理規範、落實程序正義、保持開放的溝通管道，企業可以有效管理績效不佳的員工，同時保障所有勞工的合法權益，建立穩定和諧的勞動關係。